‘비밀노트’ 있는 이곳에선 공무원 바뀌어도 걱정없다는데…

‘주민등록사무처리 사례집’ 펴낸 강동구

서울 강동구는 석 달 전 263쪽 분량의 ‘주민등록사무처리 사례집’을 펴냈다. 구청 자치행정과 공무원들이 주민등록 업무에 정통한 직원들과 합심해 펴낸 이 사례집은 신입 공무원과 인사이동으로 동주민센터 등에서 새로 업무를 맡게 된 직원들을 위한 ‘비밀노트’인 셈이다.

주민등록법과 행정안전부의 주민등록 사무편람, 질의회신 사례집을 기반으로 주민등록시스템 지식나눔소를 참고했다. 강동구는 여기에 관내 18개 동주민센터 업무 담당자의 사례와 의견을 모아 실제 현장에서 발생하는 여러 사례를 담았다.

책자에는 주민등록, 전입신고, 주민등록증 발급 및 관리, 주민등록표 열람 및 등초본 교부, 인감, 주민등록통합시스템 처리 요령 등 총 138건의 주민등록 사례 및 주민등록 통합시스템 처리 절차가 담겨있다. 민원인들의 요청이 많은 기본적인 업무는 물론 초본에 누락된 출생신고 기록, 컨테이너 전입신고 가능 여부 등과 같이 흔치 않은 일 처리와 업무를 잘못 처리한 경우 정정 방법 등과 같은 현실적인 리스크 관리 내용도 포함돼 있다.

사례집을 통한 노하우 공유의 1차 수혜자는 직원들이지만 이는 바로 주민 편의와도 직결된다. 강동구 동주민센터의 한 직원은 “민원인이 앞에서 기다리는 상황에서는 신속하게 찾아 확인하는 게 중요한데 사례집에 관련 법령과 지침이 모두 담겨 있어 편리하게 이용하고 있다”고 말했다. 또 다른 직원은 “처음 접하는 어려운 사례가 발생했을 때 사례집에 똑같은 사례를 보고 도움을 받았다”며 “같은 사례가 있던 해당 동이 기재돼 있어 전화해 도움을 받아 해결한 적도 있다”고 했다.

강동구는 민원 업무처리 매뉴얼을 ‘업무 SOS 쇼츠’라는 영상으로도 제작했다. 신규 발령이나 인사이동으로 민원 업무 담당자가 바뀌어도 빠르게 업무를 숙지할 수 있도록 기본적인 시스템 사용법과 업무처리 절차 등을 영상에 담은 것이다. 강동구는 추후 발생하는 사례들을 주기적으로 반영해 담당자들이 계속 공유할 수 있도록 꾸준히 개정판을 발행할 계획이다.