플래너, 알차게 활용하기

[아시아경제 채정선 기자]

펜을 들어 하나씩 적어나가다 보면 정리가 된다. 모호했던 일들이 구체화되면서 상황을 직시하는 효과를 거둘 수도 있다. 장혜지 한국리더십센터그룹 마케팅홍보팀 연구원은 이러한 시간 관리와 플래너를 위한 정리가 “인생을 더 풍요롭게 살기 위한 일”이라고 말한다. 우리가 일과 관련, ‘중요하고도 급한 일’ 때문에 번번히 미루는 인생의 ‘중요하지만 급하지 않은’ 많은 일들에 더 많은 시간을 쏟을 수 있도록 노력하는 것이 필요하다.

▲ 이미지=몽블랑

장혜지 연구원이 설명했다. 중요도와 시급한 일이 가로축과 세로축을 이루는 시간 관리 매트릭스가 있다.

이를 통하면 네 개의 공간이 만들어진다. 1번이 우리가 가장 일상에서 흔히 앞세우는 일들. 그리고 4번은 일반적으로 흘려보내는 주말이다. 거의 대부분인 1번에서 4번을 오가며 평일과 주말을 소요한다. 그러나 여기서 중요한 건 2번이다. 인생에서 가장 중요한 것, 그러나 중요하다고 외치지 않는 일들이라 빈번히 미루게 되는 것들이다. 책을 낸다든가 봉사활동을 하는 것들이 2번에 속한다. 이것을 장혜지 연구원은 “2번의 경우가 인생의 보상, 선물이다. 시간(인생) 관리 노하우의 원칙이 바로 이 부분에 있다”고 말한다. 또 노년을 향한 꿈, 언젠가 실천하고픈 미래 등도 이에 속한다.

2번에 좀 더 많은 시간을 쏟기 위해 하는 것이 바로 플래너(다이어리)에 기록하는 일이다. 제대로 적어두는 것만으로도 일상이 명료해지는 것. 플래너를 사용하는 이들은 “본래 계획적이었다. 다이어리를 활용하긴 했지만 좀 더 구체적으로 정리하면서 수동적인 일상이 좀 더 주도면밀해졌다”고 소회한다.

위 매트릭스에서 2번을 적극 활용하기 위한 시간 관리 노하우가 체계화된 다음, 프랭클린 플래너가 만들어졌다. 아래는 프랭클린 플래너에서 소개하는 플래너 활용 노하우다.

▲ 프랭클린 플래너 프레스티지

1. 하루 1%만 투자해라
많은 이들이 플래너를 사용하는 것에 부담을 느낀다. 습관이 형성되지 않았기 때문이다. 하루 1%만 계획과 정리에 시간을 보낸다면 나머지 99%의 시간을 주도적으로 활용할 수 있다는 것을 알아야 한다. 아침이나 전 날 밤에 책상에 앉아 그날 해야 하는 일을 적고 목록을 기입하는 것부터 시작하라.

2. 월별 목표를 적어라
인생 전반의 목표를 설정하고 시간 관리를 할 수 있게 해주는 것이 프랭클린 플래너다. 자신 인생의 소중한 가치와 사명을 발견하고 중장기 목표를 세울 수 있게 되는 것이다. 플래너를 사용하면 그것들을 월별 목표로 세분화하고 있다는 것을 느낄 수 있을 것이다.

3. 우선순위를 매겨라
그날 해야 할 일은 우선순위로 따져야 한다. 여기서 중요한 건, ‘긴급한 일이 곧 중요한 일’만은 아니라는 것. 중요한 일이 먼저, 그 다음이 긴급한 일이다. 꼭 해야 하는 일은 A, 중요한 일은 B, 가능한 하면 좋은 것을 C라고 하고. 그 안에서 또 A1, A2... 의 순서로 중요도를 매기면 일을 순차적으로 빼먹지 않고 해낼 수 있다.

4. 기호를 활용해라.
일의 진행상황을 기호로 표기하는 것이 도움이 된다. 예를 들어 '→’ 연기, ‘X' 취소, ’●‘는 진행 중이란 이야기다.

5. 위클리 컴퍼스를 활용해라.
한 주간에 해야 하는 것을 관리하는 게 좋다. 회사, 가족구성원의 형태로 자신의 역할을 나누고 신체적, 정신적으로 해야 하는 일들을 적어두는 것이다. 예를 들어 아빠의 역할이라면 ‘아이들과 영화보기’ 같은 것이 있을 것이다.