원페이지 협업툴 '프로젝트 시간 32% 단축'

콜라비 이용, 업무효율 90% 이상 상승

협업툴 콜라비 체감 후 90% 이상 업무효율성 증대. [그래픽=콜라비]

[아시아경제 김종화 기자] 원페이지 협업툴이 딥워크 드렌드와 맞물려 생산성 증대 효과를 인정 받으면서 협업툴 시장을 선도하고 있다.

맥킨지 조사에 따르면, 직장인은 하루 평균 2.2시간 이상 메신저나 이메일 알림에 방해 받는다고 나타났다. 생산성 연구 그룹 레스큐 타임(Rescue Time)에서도 메신저나 메일 방해에서 벗어나 온전히 집중할 수 있는 시간은 하루 1시간 12분 정도라고 밝혔다.

이런 현상은 상사의 지시에 따라 일하고 일방적인 보고로 업무를 진행했기 때문에 나타난다. 그러나 현재는 다양한 분야의 전문가들이 직접 커뮤니케이션을 통해 결과물을 만드는 수평 조직으로 변화했다. 다양한 사람들의 커뮤니케이션이 일어나다 보니 커뮤니케이션 빈도도 많아졌다.

문제는 업무 문화는 변화했으나 업무 툴은 메신저나 이메일과 같은 기존 툴을 이용하면서 시작됐다. 폭발적으로 증가한 커뮤니케이션 양과 함께 메시지 알림도 비례했다. 평균 15분마다 수신하는 메신저에 즉각적인 답변을 하다 일과가 끝나는 경우도 많아졌다.

'딥워크(Deep Work)'의 저자인 칼 뉴포트(Cal Newport)도 이메일, 메신저와 같은 피상적인 업무와 컨텍스트 스위칭(Context-Switching)을 줄이는 일이 업무 몰입에 가장 중요하다고 밝혔다.

이를 위해 글로벌 기업과 국내 대기업은 이메일이나 전화 업무 프로세스를 없애거나 메신저를 보완할 새로운 툴을 찾기 시작했다. 이후 커뮤니케이션의 효율을 높이기 위해 협업툴이 등장했다.

협업툴은 크게 3가지로 나뉜다. 중요한 히스토리를 빠르게 공유하기 위해 만들어진 SNS형 협업툴, 업무 진행 상태를 그래프나 칸반 형태로 공유하는 목적지향형 협업툴, 그리고 한 페이지에서 업무가 진행되는 흐름을 한 눈에 볼 수 있는 원페이지 협업툴이 있다.

SNS형과 목적지향형의 경우 업무의 자세한 내용을 알 수 없어 메신저 알림을 완전히 줄이지 못 했다. 한 페이지에서 할 일, 일정, 파일, 피드백을 모두 주고 받을 수 있는 원페이지 협업툴은 2가지 협업툴의 한계를 보완한 대체제로 인정받고 있다.

원페이지 협업툴이란 말 그대로 한 페이지에서 협업할 수 있는 툴이다. 기존에는 업무 중 발생한 할 일, 일정, 파일, 의사결정, 의견 모두 메신저나 이메일, 전화, 워드 파일, 액셀 파일 등으로 정리해 공유했지만 원페이지 협업툴은 한 공간에서 모든 업무를 처리할 수 있다. 일하는 과정이 한 장의 업무 리포트처럼 관리된다. 이로 인해 메신저, 이메일 이용을 줄이고 컨텍스트 스위칭을 최소화하면서 딥워크를 가능하게 한다.

실제 원페이지 협업툴 '노션'의 조사 결과에 따르면, 이용자 중 98%가 노션으로 업무 시간을 절약한 것으로 나타났다. 또 프로젝트 소요 시간 평균 32%를 단축 시키고 이메일 수신 및 발신량도 26% 줄이는 효과를 거뒀다고 답했다.

국내 대표 원페이지 협업툴 '콜라비' 이용자도 90% 이상 업무 효율 상승을 체감했다고 응답했다. 이 외 단순 업무 보고 시간 주 평균 1.6시간 감소, 메신저 이용 시간 주 평균 1.3시간이 감소한 것으로 조사됐다.

원페이지 협업툴 콜라비 관계자는 "이전에는 실시간 소통의 협업이 중요했다면 현재는 업무 진행 상황을 투명하게 공유하며 불필요한 소통을 최소화하는 협업이 중요해졌다"면서 "이로 인해 한 페이지라는 공간에서 업무 상황을 투명하게 공유할 수 있는 원페이지 협업툴의 성장은 앞으로도 계속될 것"이라고 말했다.

김종화 기자 justin@asiae.co.kr