1시간 넘지 않게·서류는 5장 이내·10대 그라운드 룰 준수
[아시아경제 김대섭 기자] #며칠 전 KB손해보험 법인영업6부 직원 6명은 거래처 확대 관련 회의를 가졌다. 기존 거래기업을 관리하는 노하우와 신규 거래처 개척 사례 등을 논의했다. 회의는 25분 만에 끝났다. 통상 부서 회의 시간이 1시간을 넘었던 것과 달리 매우 신속하게 진행됐다. 서서 하는 회의였다. 앉아서 할 때보다 회의 시간은 짧아졌지만 생산성은 크게 향상됐다.
1일 KB손해보험에 따르면 김병헌 대표가 회의문화 개선을 위해 도입한 '1ㆍ5ㆍ10 캠페인'이 빠르게 정착되고 있다. 불필요한 보고자료 작성과 비효율적인 시간낭비를 막겠다며 올 3월 도입한 혁신 프로젝트다. 1ㆍ5ㆍ10 캠페인은 '회의를 1시간 넘지 않게 하고, 회의 서류는 5장 이내로 만들고, 10대 그라운드 룰을 준수하자'는 내용을 담고 있다.
10대 그라운드 룰은 회의 성과를 높이기 위해 김 대표가 제시한 10대 과제다. 회의 소집 자료와 인원 최소화, 회의 자료 이틀 전 공유, 회의 시작 시 목적과 예정 시간 명확화, 회의 시작 10분 전 참석, 토론 위주 참석자 전원 발표, 19시 이후 회의 소집 금지, 회의록 1장 이내 정리, 회의록 1일 이내 공유 등이다.
김 대표는 간단한 의사결정이 필요한 회의는 30분 내 끝내도록 했다. 회의실 점등 시스템을 연결해 회의 시작 후 30분이 지나면 자동으로 소등되도록 했다.
회의실 장비에 대한 투자도 적극적이다. 김 대표는 임원 회의실 노트북이 노후된 것을 보고받고 40대를 최근 신형으로 교체했다. 김 대표는 "회의문화가 전사적으로 바뀌어야 구성원 간 소통이 더욱 원활해지고 업무에 대한 각자의 의지가 투철해진다"고 설명했다.
김 대표는 업무 효율화를 위해 연말에 '워크스마트 경진대회'도 가질 계획이다. 일하는 방식을 개선하기 위한 아이디어 대회로 우수 사례의 시상식과 함께 사내 도입을 목적으로 한다.
KB손해보험 관계자는 "임직원 설문과 모니터링을 통해 회의문화 개선 요구를 수시로 파악해 그에 따른 캠페인을 꾸준히 기획하고 있다"며 "전사적인 회의문화 개선을 위해 포스터, 사내방송, 포털 팝업 등을 통해 널리 전파해나가고 있다"고 말했다.
김대섭 기자 joas11@asiae.co.kr
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