동대문구, 기록물 혼을 담긴 관리

전문요원 투입 바코드 관리사업으로 안전과 보안 강화

[아시아경제 박종일 기자]서울시 자치구 최초로 중요기록물 전산화 사업을 완료한 동대문구가 기록물관리 선진화에 박차를 가하고 있어 관심을 모으고 있다.

동대문구(구청장 유덕열)는 전산화사업이 완료 된 4만여 권 중요기록물을 보다 효율적으로 검색하고 이용하기 위해 지난해부터 ‘중요 기록물 바코드 관리사업’을 진행하고 있다.

구는 기록물철과 보관 상자에 바코드를 부착하는 관리 사업을 통해 중요기록물의 안전과 보안 또한 강화할 계획이다.

◆기록물 전문요원을 통한 철저한 기록물 관리 및 폐기

동대문구는 기록물관리 전문요원을 통해 구에서 생산되는 다양한 기록물을 효율적으로 관리한다.

기록물관리 전문요원은 기록물 역사적 가치를 따져 분류체계를 설계하고 기록물 관리 지침을 개선하는 한편 누락 없는 기록물 관리 및 보관의 안전성을 제고하기 위해 연 2회 기록물 정수점검 및 기록관리 컨설팅을 하고 있다.

기록물 담당자가 바코드를 확인하고 있다.

또 구는 외부전문가와 구청 직원으로 구성된 기록물평가심의회에서 기록물의 역사적 재정적 법률적 가치 등을 고려해 기록물 폐기 여부를 매년 심의하고 신중하게 폐기여부를 결정한다.

폐기가 결정된 기록물은 공정하게 선정된 파쇄업체와 협약을 맺고 기록물관리전문요원 감독 아래 현장에서 파쇄해 개인정보를 철저히 보호하고 있다.

◆기록정신을 지키는 동대문구 기록관

동대문구는 지난 2000년 현재 청사로 구청을 옮기면서 청사 내에 독립된 기록관을 설치했다. 총 면적 276.7㎡ 기록관에는 실제크기의 설계도면과 사진, 각종 인허가 서류 등이 가지런히 보관돼 있으며, 비밀기록물은 2중 캐비넷을 통해 안전하게 관리하고 있다.

또 기록관은 계절과 날씨의 영향을 받지 않고 일정한 온도와 습도를 유지할 수 있도록 설계돼 있으며 화재 시에는 종이와 나무가 손상되지 않도록 가스 분사장치가 설치돼 있다.

유덕열 구청장은 “아무리 인터넷시대라고 하지만 미래를 내다보고 체계적으로 관리해야 하는 종이문서들도 많은 터라 기록관을 만들었다”며 “철저한 관리로 기록정신을 이어가겠다”고 전했다.

박종일 기자 dream@