중구, 기록관리 한단계 업그레이드

기록관운영규칙 제정...기록물 보존가치 평가 위한 기록물평가심의회 구성ㆍ운영 근거 마련

[아시아경제 박종일 기자]서울 중구가 기록관리 체계를 한단계 업그레이드한다.

중구(구청장 최창식)는 중구 기록물을 체계적으로 보존ㆍ활용하기 위해 ‘중구 기록관 운영 규칙’을 제정해 2012년6월12일자로 공포했다.

최창식 서울 중구청장

이 규칙은 중구 기록관 설치 및 기록관 업무 근거를 마련하고, 체계적 기록물관리를 위한 세분화된 기록물관리 절차를 명시한 것이 특징이다.

또 기록물의 신속한 검색ㆍ활용과 안전한 보존을 위한 기록물의 전자화를 명시하고 기록물관리 실태 점검과 기록물 열람ㆍ대출에 관한 근거를 마련했다.

‘기록관’이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고 효율적으로 활용하기 위해 필요한 보존서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록관리전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.

규칙에 기록관은 기록관리를 담당하는 부서에 설치하며, 해당 부서의 장이 기록관장이 된다고 했다.

중구 기록관리를 담당하는 민원여권과장이 기록관장을 겸하는 셈이다.

기록관장은 구와 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 해야 한다.

또 기록물관리법 시행령 7조부터 19조까지에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록과 시청각기록물에 대한 생산ㆍ등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리해야 한다.

그리고 영구히 보존할 가치가 있다고 인정되는 구 관할지역 역사연혁 등에 관한 기록정보 자료를 발굴ㆍ수집하기 위해 실태 조사, 소재 정보 데이터베이스 구축 등 관리체계를 구축해야 한다.

아울러 수집한 주요기록물 정보 자료와 민간기록물을 지식정보 자원으로 활용될 수 있도록 해야 한다.

기록물 폐기는 보존기간이 경과한 기록물에 대해 생산부서 의견 조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회를 거쳐 진행된다.

기록물평가심의회는 외부전문가 2명을 포함해 5명 이내로 구성된다. 기록관장이 위원장을 맡고 외부전문가는 기록관리학자 역사학자 문헌정보학자 행정학자 등 기록물의 보존가치를 평가할 수 있는 유관분야 전문가 중에서 구청장이 위촉한다.

심의회 위원은 행정적, 사회문화적, 역사적 가치를 검토, 중요기록물이 폐기되지 않도록 신중한 평가 심의를 수행하도록 규정했다. 보존기간이 지났다고 기록물을 마구 폐기하는 악습을 없애기 위해서다.

기록관에는 문서 도서 대장 카드 도면 시청각물 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축해야 한다.

그리고 기록관과 처리과의 기록물중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전자화를 추진해 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 한다. 전자화 기록물은 광파일에 저장하는 등 이중보존함으로써 중요기록물이 안전하게 보존될 수 있도록 했다.

기록관 열람과 대출시간은 당일 근무시간으로 하고, 열람과 대출을 위해 종합문서고에 출입할 경우 출입관리대장을 작성해야 한다. 열람ㆍ대출할 수 있는 사람은 구와 소속기관의 직원이다. 다른 기관 공무원은 기록관장의 승인을 거쳐 열람할 수 있으며, 기록관 밖으로의 대출은 금지한다. 공무원이 아닌 사람은 정보공개법 절차에 따라 열람할 수 있다.

중구는 자치구중 최초로 2007년부터 2011년까지 기록물전산화 5개년 계획을 세워 보존기간 준영구 이상 종이기록물 1만2873권, 7만5511건, 284만8441면을 대상으로 전산화를 추진했다.