차민영기자
#. 5년 이상을 자금팀에서만 근무한 A사 자금담당 김영수(가명) 과장은 계좌이체와 전표입력 등 자금 관련 통제 절차가 허술한 점을 파악했다. 그는 회사 내부통제의 허점을 악용해 자금을 횡령하기로 계획을 세웠다. 이후 회사 계좌의 자금을 본인의 은행 계좌로 이체한 후, 결산 때는 장부상 현금 잔액과 실제 현금 잔액의 차이를 맞추기 위해 횡령액을 거래처 매입채무 지급으로 위장시켰다. 결산 직후에는 매입채무 허위 회계처리한 것을 원래 금액으로 복원했다. 이 같은 수법으로 5년 이상 횡령을 지속했고 결국 이를 감당하기 어려워지자 횡령 사실을 자백했다.
#. B사 최민영(가명) 재무팀장은 회사 자금을 유용해 주식 매매를 했다. 그는 투자손실이 발생하자 자금일보·잔고증명서를 위조해 회사가 현금을 정상 보유 중인 것처럼 회계장부를 조작했다. 이후 손실이 불어나면서 횡령 혐의가 발각될 위기에 처하자 최 팀장은 자금을 현금 등으로 인출한 후 잠적했다. 회사는 이후에야 횡령 사실을 인지했다. 특히 최 팀장은 이전에도 부적격 비용처리와 유용 등으로 내부징계를 받았음에도 직무가 교체되지 않았다.
최근 자금·회계 담당 직원이 내부통제 허점을 악용해 자금을 횡령하거나 장부를 조작하는 회계 위반 사례가 이어지면서 금융당국이 주의를 당부했다.
23일 금융감독원에 따르면 올해 1~4월 이 같은 종류의 회계 위반 사례는 3건으로 집계됐다. 2021년에는 2건을 기록했고, 2022년 7건, 2023년 1건을 기록한 바 있다.
횡령 사건은 회사·투자자 피해는 물론 자본시장 신뢰 훼손으로 연결되기 때문에 회사들은 내부통제를 강화해야 다. 금감원은 이를 위해 △승인절차 △업무분리 △업무교체 △잔고점검 △보관·승인 △내부감사 등 6가지 부문별 유의사항을 안내했다.
회사는 우선 계좌개설·출금·이체 및 전표입력 시 승인 절차를 갖춰야 한다. 계좌개설 시 관리자 승인 후에만 개설 가능토록 통제 절차를 갖추고 출금 및 이체 시 사전에 등록된 계좌에만 송금이 가능하도록 통제 절차를 마련해야 한다는 것이다. 불가피하게 미등록계좌에 이체한 경우 반드시 사후승인 절차를 구비해야 한다. 가령 대표이사(CEO) 또는 최고재무책임자(CFO)의 휴대폰에 해당 내용을 문자로 발송토록 조치하는 것이다.
자금 담당자와 회계 담당자도 분리해야 한다. 전표입력 시 상급자의 전표 승인 절차도 구축해야 한다. 직원이 횡령 후 전표입력을 통해 현금부족액을 매출채권 혹은 매입지급 지급액으로 위장하는 수법 등으로 횡령 사실을 은폐하는 사례가 많기 때문이다.
자금·회계 담당 직원의 업무도 주기적으로 교체해야 한다. 특정 직원이 너무 오랜 기간 자금·회계업무를 담당하지 않도록 업무를 조정해야 한다. 지적사례에서처럼 특정 직원이 5년 이상 자금 업무를 담당한 사례가 많아서다.
현금과 통장잔고도 수시로 점검해야 한다. 정기 점검은 물론 예고 없이 수시로 현금 실사 및 잔액조회를 실시해 횡령·유용 여부를 파악하는 한편 담당자의 횡령 동기를 사전에 차단해야 한다. 회사 장부와 잔액증명서(외부증빙), 펌뱅킹 화면 등을 살피는 습관이 필요하다.
통장·법인카드·인감 등은 분리보관 및 승인 절차를 갖추는 것이 도움이 된다. 중요서류를 각각 다른 담당자가 보관토록 분리해 관리하고 사용 시 관리자의 승인 절차를 구비해야 한다.
독립적이고 실질적인 내부감사 체계도 갖출 필요가 있다. 영업 등 업무담당이사가 감사를 겸임하지 않도록 독립된 내부감사를 임명하고 내부통제 관련 규정 준수 여부 점검, 자산실사 등 실질적인 내부통제 업무를 수행할 수 있는 조직이 필요하다.
금감원은 "내부통제가 충실히 이뤄질 수 있도록 유관기관을 통해서도 횡령 관련 회계감리 지적사례를 배포·안내할 계획"이라며 "내부회계관리제도에 중요한 취약사항이 있는 경우 회계처리기준 위반 조치수준을 1단계 가중하는 등 엄중 조치할 예정이다"라고 밝혔다.
금감원은 자산규모 5000억원 이상 기업을 2023회계연도부터 감리 대상에 포함한 바 있다.